Hold styr på flyttepapirerne

Hvorfor papirerne er vigtige

Tænk også på, at flere personer kan have brug for dokumenterne. Står I to på lejekontrakten, eller har du en partner, der skal have adgang til vigtige papirer, er det en fordel, at begge ved, hvor mappen ligger. Hvis en af jer er forhindret, kan den anden stadig finde det, der skal bruges, og slippe for at ringe rundt for at få kopier. Det er en lille ting, der gør hverdagen mere tryg.

Det er sjældent, at papirerne fra en flytning kommer i spil. Men når de gør, er de guld værd. En uenighed om, hvem der skal betale for en skade på gulvet, en regning fra el-selskabet for en periode, du ikke boede der, eller et krav om, at du skulle have meldt noget til forsikringen, kan afgøres med et dokument eller et billede. Uden dem står du med din egen hukommelse mod en andens.

Derfor er det en god idé at samle alt, hvad der har med flytningen at gøre, et sted. Det behøver ikke at være avanceret. En mappe i skabet og en mappe på computeren er nok, hvis du bare gør det med det samme og holder fast. Start allerede, når du har underskrevet kontrakten, og tilføj løbende, til flytningen er helt overstået og alle afregninger er gjort op.

Når du lejer

Er der noget i boligen, der ikke virker, når du flytter ind, så skriv det ned og send det til udlejer i god tid. Mange kontrakter har en frist for at melde mangler fra indflytningen, og et skriftligt svar fra udlejer kan senere vise, at du har gjort opmærksom på det. Gem både din mail og svaret, og tag billeder af manglerne med datoen på.

Som lejer skal du gemme lejekontrakten og alle tillæg, som aftalerne om depositum og forudbetalt leje. Gem kvitteringen for, at du har betalt depositum, og aftalen om, hvordan det skal betales tilbage. Du skal også gemme indflytningsrapporten, hvis du har fået en, og de billeder, du selv har taget ved indflytning. De viser, hvordan boligen var i begyndelsen, og det er dem, du kan sammenligne med ved fraflytning.

Gem også al korrespondance med udlejer: mails, breve og beskeder, især hvis de handler om fejl og mangler, reparationer og aftaler, der afviger fra kontrakten. Ved fraflytning skal du også gemme opsigelsen, kvitteringen for modtagelse, fraflytningsrapporten og flytteopgørelsen. Hvordan fraflytningssyn foregår, kan du læse mere om i guiden til fraflytning af lejebolig.

Når du køber

Ved boligkøb er der flere dokumenter. Du skal gemme købsaftalen eller handelsaftalen, skødet og de papirer, der følger med: tilstandsrapport, elinstallationsrapport. Bolius nævner, at det er tilstandsrapporten og elinstallationsrapporten, der oplyser køber om boligens stand, så de er vigtige at kunne finde frem igen, hvis der opstår tvivl om, hvad der var oplyst.

Gem også dokumenter fra banken eller realkreditinstituttet, forsikringspapirer og regninger fra håndværkere eller advokat. Hvis du får lavet arbejde i boligen, skal du gemme dokumentation for, hvem der har lavet det, og hvad der er lavet. Det kan blive vigtigt, hvis du senere skal sælge boligen. Du kan også bruge det, hvis der opstår en skade, hvor forsikringen skal vurdere, om arbejdet er udført korrekt. Husk, at overtagelsesdagen også har sine papirer, som du kan læse om i guiden til overtagelsesdag ved boligkøb.

Kontrakter og aftaler om el, internet og forsikring

Alle de aftaler, du indgår eller flytter med, skal gemmes: el, varme, vand, internet, mobil, forsikring og eventuelle fællesaftaler. Gem kontrakten eller aftalen, men også vilkår som bindingsperiode, opsigelsesvarsel og pris. Skriv i din kalender, hvornår aftalerne kan opsiges eller skal genforhandles, så du ikke betaler for meget i årevis.

Husk også at gemme kvitteringer for afmeldinger, så du har bevis for, at du har afsluttet en aftale på din gamle adresse. Sammenlign priser, når du alligevel er i gang. Hvordan du bestiller el, internet og forsikring ved adresseskift, står i guiden til el, internet og forsikring ved adresseskift.

Billeder og målerstande

Tag billeder af nøgler og låse, hvis du modtager flere nøgler, og skriv ned, hvor mange du har fået. Ved aflevering kan det være en fordel at have et billede af alle nøglerne lagt ud på et bord. Så er der ingen diskussion om, om du afleverede alle eller kun nogle af dem, og du slipper for at betale for en ny låsecylinder, du ikke har brug for.

Billeder er en af de mest undervurderede ting. Tag billeder af alle rum, før du flytter ind, og når du flytter ud. Tag billeder af skader, mangler og ting, der ikke virker. Tag også billeder af målerne for el, vand og varme med datoen synlig, så der ikke er tvivl om, hvad der blev aflæst, og hvornår. Det kan forhindre, at du bliver afregnet for en periode, du ikke har boet i boligen.

Læs mere om, hvordan du aflæser målerne, i guiden til målerne ved flytning. Gem billederne i en mappe, der hedder noget med adressen, og tag backup. Mange telefoner gemmer automatisk billeder i en sky, men det er stadig en god idé at lægge dem et sted, du selv kan finde dem. Billeder uden dato og sted er mindre værd end billeder, der er organiseret.

Garantibeviser og manualer

Når du får nye ting, skal du gemme garantibeviser og kvitteringer. Det gælder hvidevarer, elektronik, møbler og alt, hvor du kan få brug for at reklamere. En kvittering er ofte dokumentation for, hvornår du har købt tingen, og hvad du har betalt. Manualer til hvidevarer og alarmer kan du ofte finde på nettet, men det er rart at have dem ved hånden, især hvis du skal bruge dem hurtigt.

Opret en lille mappe til hvert større køb, eller scan kvitteringerne og læg dem i en fælles mappe. Giv filerne et navn, der gør dem nemme at finde, for eksempel vaskemaskine med år og forhandler. Det lyder som overkill, men det er nemt at gøre, når man får tingen, og besværligt at lede efter bagefter. Gem også dokumenter om det, du har arvet eller fået i gave, hvis der er tvivl om ejerskab.

Digitalt eller på papir?

Giv mapperne faste navne, så de er lette at huske: for eksempel bolig, forsikring, el og internet, kvitteringer og billeder. Når du har et system, tager det få minutter at tilføje nye dokumenter, og du undgår, at alt ender i en bunke på skrivebordet. Det kan også være en god idé at sætte en fast tid af en gang om året til at ryde op og sortere, så mappen ikke vokser sig stor og uoverskuelig.

De fleste foretrækker en blanding. Dokumenter, du modtager på papir, kan du scanne eller fotografere, så du har en digital kopi. Dokumenter, du modtager digitalt, kan du udskrive, hvis de er særligt vigtige. Det vigtigste er, at du ved, hvor de er, og at andre i husstanden kan finde dem, hvis det er nødvendigt. Overvej også at dele en mappe med din partner eller en person, du stoler på.

Husk, at post fra det offentlige kommer i Digital Post, og at du skal tjekke den jævnligt, når du er flyttet. Hvis noget går galt med din adresse, kan vigtig post blive væk. Læs mere om det i guiden til Digital Post og MitID ved flytning. Tag backup af alt vigtigt, og opbevar originalerne et sikkert sted, for eksempel i en brandsikker boks.

Hvor længe skal du gemme?

Der er ikke én regel for alle dokumenter. Nogle skal gemmes, så længe du ejer boligen eller bor i den. Andre kan kasseres, når en aftale er afsluttet, og ingen krav er tilbage. En god tommelfingerregel er at gemme dokumenter, så længe der kan opstå krav i forbindelse med dem. Lejekontrakt og fraflytningspapirer bør du gemme, til depositum er afregnet, og til du er sikker på, at ingen krav er tilbage.

Er du i tvivl om, hvor længe noget skal gemmes, så spørg din bank, dit forsikringsselskab eller en rådgiver. Kasser aldrig noget, du ikke er sikker på, og tag altid en digital kopi, før du smider papir ud. Når du kasserer dokumenter med personlige oplysninger, skal de makuleres, så ingen kan læse dem. Det gælder især dokumenter med cpr-nummer, kontonumre og adresser.

Tjekliste til din flyttemappe

Her er en kort liste over, hvad mappen bør indeholde: lejekontrakt eller handelsaftale, skøde og rapporter, indflytnings- og fraflytningsrapport, kvitteringer for depositum og flytteudgifter, aftaler om el, internet og forsikring, billeder af boligens stand og målerstande, garantibeviser og manualer og korrespondance med udlejer eller sælger. Med de ting samlet er du godt dækket, hvis der opstår spørgsmål, og du sparer mange timer med at lede.